Ochrona danych osobowych - RODO - Komenda Powiatowa Policji we Włodawie

Nazwa zbioru: SWOP.KADRA

Komórka organizacyjna KWP w Lublinie:  KPP we Włodawie

a)

imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe:

- administratora danych:

KOMENDANT GŁÓWNY POLICJI

dane kontaktowe: ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa

- współadministratora danych:

Komendant  Powiatowy Policji we Włodawie

dane kontaktowe:  Al. J.Piłsudskiego 51, 22-200 Włodawa

- inspektora ochrony danych:

Katarzyna Koszot

iod.wlodawa@lu.policja.gov.pl

b)

cele przetwarzania:

W zbiorze danych SWOP KADRA przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, w celu oraz w zakresie niezbędnym do realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (D. Urz. KGP poz. 101), o charakterze kadrowym, dotyczące policjantów i pracowników Policji, również po ustaniu ich służby lub pracy w Policji, w tym informacje o odpowiedzialności dyscyplinarnej policjantów i pracowników Policji, odbytych przez nich szkoleniach, jak również w zakresie bezpieczeństwa, higieny i medycyny pracy, tj. w celu realizacji ustawowych zadań Policji
w zakresie wypełnienia obowiązków prawnych Policji i jej organów oraz zapewnienia prawidłowego sprawowania władzy publicznej powierzonej organom Policji do realizacji tych obowiązków i zadań w sprawach dotyczących funkcjonowania Policji związanych:

- ze służbą i pracą w Policji, w tym z:

1. nawiązaniem i przebiegiem stosunku służbowego policjantów oraz stosunku pracy pracowników Policji, ustaniem lub zakończeniem służby oraz pracy w Policji,

2. prowadzeniem spraw osobowych policjantów i pracowników Policji,

3. wykonywaniem praw i obowiązków przysługujących policjantom i pracownikom Policji wynikających
   z przepisów prawa z tytułu służby lub pracy w Policji oraz w związku z realizacją przez nich ustawowych zadań Policji, w tym związanych z realizacją spraw o charakterze kadrowym, finansowym i logistycznym dotyczących policjantów i pracowników Policji, a także z egzekwowaniem tych praw i obowiązków,

4. wykonywaniem praw lub obowiązków wobec policjantów oraz pracowników Policji, po ustaniu ich służby
   lub pracy w Policji.

podstawa prawna przetwarzania danych z art. 6 ust. 1 RODO*:

W SWOP KADRA przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i e oraz
art. 9 ust. 2 lit. b i g rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz art. 20 ust. 1b i c i art. 46b ust. 1 ustawy o Policji.

podstawa prawna prowadzenia zbioru

- art. 20 oraz 25 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji (Dz.U. z 2025 r. poz. 636),

- art. 22¹ - 22¹ᵇ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).

podstawa prawna przetwarzania danych osobowych z art. 6 ust. 1 RODO*:

- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465),

- ustawa o służbie cywilnej z dnia 26 lutego 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 409),

- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610, 1615, 1890 i 1933),

- ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1917),

- ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497),

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.),

- ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 i 1586),

- ustawa z dnia 26 lipca 1997 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.),

- ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 oraz z 2023 r. poz. 1523),

- ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 oraz
z 2023 r. poz. 1667),

- ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1690),

- ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2189),

- ustawa z dnia 4 kwietnia 2014 r. o świadczeniach odszkodowawczych przysługujących w razie wypadku lub choroby pozostających w związku ze służbą (Dz. U. z 2023 r. poz. 2015),

- ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023
r. poz. 1251, 1429 i 1672),

- ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby
i macierzyństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1732, 2140 i 2476 oraz z 2023 r. poz. 641),

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
(Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm.),

- ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46, 1723 i 1941),

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598),

- ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy
z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969 oraz z 2023 r. poz. 641 i 1784),

- ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854),

- ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305 oraz z 2023 r. poz. 347, 641, 1615, 1834
i 1872),

- ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych,

- ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742, 1088, 1234, 1672, 1872 i 2005),

- innych ustaw oraz rozporządzeń wydanych na podstawie wymienionych powyżej ustaw.

c)

opis kategorii:

- osób, których dane osobowe dotyczą, wskazany został w:

• § 5 ust. 1 pkt. 1 lit. a, pkt. 2 lit. a Zarządzenia 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 roku w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji,

- danych osobowych

Zakres przetwarzanych danych został wskazany w :

• § 51-54 oraz 57 Zarządzenia 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 roku w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji,

d)

kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych:

Brak odbiorców w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO.

Dane udostępniane są zgodnie z treścią § 9 ust 1 oraz § 90 Zarządzenia 53 Komendanta Głównego Policji z dnia
4 grudnia 2023 roku w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji oraz podmiotom, do których nastąpić może oddelegowanie w celu wykonywania zadań służbowych poza Policją na podstawie art. 37a pkt. 3 ustawy z dnia
6 kwietnia 1990 roku o Policji (Dz.U. z 2025 r. poz. 636)

e)

gdy ma to zastosowanie, informację o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentację odpowiednich zabezpieczeń:

Dane osobowe z Systemu Wspomagania Obsługi Policji są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych, jeżeli wynika to z przepisów prawa, ustawy o Policji lub wiążących umów międzynarodowych.

f)

Jeśli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych:

Okres przetwarzania: zgodnie z treścią § 102 ust.1, 2, 3, 6 oraz § 103 Zarządzenia 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 roku w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji.

Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów i pracowników Policji oraz członków ich rodzin, przetwarzane w zbiorach danych SWOP KADRA w zakresie obejmującym informacje, w tym dane osobowe, przechowywane w aktach osobowych tych osób, przechowuje się w tych zbiorach przez okres właściwy
do przechowywania tych akt osobowych określony na podstawie przepisów Komendanta Głównego Policji w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji, a po upływie okresów ich przechowywania, gdy akta osobowe podlegają zniszczeniu, niezwłocznie usuwa się z tych zbiorów. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów
i pracowników Policji oraz członków ich rodzin, przetwarzane w zbiorach danych SWOP KADRA w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zawartych w innej niż akta osobowe dokumentacji służbowej dotyczącej stosunku służbowego policjanta oraz dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunku pracy pracownika Policji, przechowuje się w tych zbiorach przez okres właściwy do przechowywania tej dokumentacji w tych sprawach określony w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji,
a po upływie okresów ich przechowywania, gdy dokumentacja podlega zniszczeniu, niezwłocznie usuwa się z tych zbiorów.

Usunięcie informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP dokonuje się w przypadku, gdy w wyniku weryfikacji:

1) zaistniały przesłanki do ich usunięcia zgodnie z:

- art. 5 ust. 1 lit. d rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 (ustalono, że dane osobowe są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, a nieprawidłowości tych nie można sprostować),

- art. 5 ust. 1 lit. e rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 (ustalono, że dane osobowe są zbędne dla celów,
w których są przetwarzane, oraz że dane te nie są przetwarzane dla celów archiwalnych w interesie publicznym,
do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, lub nie są przechowywane zgodnie
z okresem właściwym do przechowywania dokumentacji określonym w przepisach Komendanta Głównego Policji
w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji),

- art. 17 ust. 1 lub 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przy jednoczesnym braku podstaw do przetwarzania danych osobowych określonych w art. 17 ust. 3 tego rozporządzenia, w tym podstaw określonych w ust. 2;

2) wystąpiły wynikające z przepisów ustawy lub z przepisów prawa Unii Europejskiej obligatoryjne przesłanki
do usunięcia określonej kategorii danych osobowych;

3) wydane zostało przez sąd, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub inny uprawniony podmiot prawomocne orzeczenie nakazujące usunięcie danych.

g)

Prawa osoby, której dane dotyczą:

- udostępnienie danych na podstawie § 92 ust.1, 2, 4 Zarządzenia 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 roku w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji,

- prawo żądania od administratora dostępu do danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. l, art. 5 ust.1 i art. 5a ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwanej dalej „uodo”, w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit.
i rozporządzenia 2016/679 oraz art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 46b ust. 1 ustawy o Policji,

- prawo żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu
do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art.5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust.1 lit. a, c, d i lit.
i rozporządzenia 2016/679 oraz art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji,

- prawo żądania usunięcia danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji, a także zastrzeżeniem, że administrator nie usuwa danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne w przypadkach określonych w art. 17 ust. 3 lit. b, d i e rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 46b ust. 1 ustawy o Policji, tj. do wywiązania się z prawnego obowiązku administratora wymagającego przetwarzania oraz do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, a także do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z przeprowadzeniem tego postępowania, jak również do celów archiwalnych w interesie publicznym,

- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit.
i rozporządzenia 2016/679 oraz z art. 20 ust. 1 d zdanie drugie w związku z art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji, a także z zastrzeżeniem, że w przypadku ograniczenia przetwarzania dane osobowe mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z przeprowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego lub w celu ochrony praw innej osobie fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego,

- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną sytuacją, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo
w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz z art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku
z art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji, a także z zastrzeżeniem, że administratorowi wolno przetwarzać dane osobowe, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub gdy istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

- nie przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych zgodnie z art. 20 ust. 3 zdanie drugie rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 46b ustawy o Policji, tj. prawo do przenoszenia danych nie ma zastosowania
do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, polegającej na przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego,

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

* rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).