Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Powiatowa Policji we Włodawie

Udostępnianie akt może nastąpić do celów:

•  służbowych,

•  naukowo-badawczych,

• -publicystycznych,

• -innych.

 
UDOSTĘPNIANIE AKT STANOWIĄCYCH DOKUMENTACJĘ NIEARCHIWALNĄ
(posiadających wartość praktyczną, podlegających brakowaniu po upływie okresu przechowywania w Składnicy Akt) następuje poprzez:

1.  umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,

2. przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie,

3. przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt,

4. wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego, który powinien zawierać następujące dane:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której maja być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
3) wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,
4) określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.

Do wniosku załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w punkcie 1 i 2 oraz zaświadczenie z uczelni w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych.


Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:

Wydział ds. Ochrony Informacji Niejawnych
Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie
ulica Narutowicza 73, 20-019 Lublin

 
Zgodę na udostępnienie akt:

1) dla celów służbowych MSWiA oraz organom i jednostkom podległym MSWiA lub przez niego nadzorowanym wydaje osoba kierująca pracą Składnicy Akt Komendy Powiatowej Policji we Włodawie.
2) dla celów służbowych prokuratorom, sądom, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich ,Najwyższej Izbie Kontroli, Instytutowi Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, organom administracji rządowej i samorządowej oraz innym podmiotom uprawnionym do uzyskiwania od Policji informacji wydaje w zakresie i trybie wynikającym z odrębnych przepisów określających uprawnienia tych podmiotów i odpowiednie obowiązki Policji Lubelski Komendant Wojewódzki Policji.
W przypadku udostępnienia kopii lub wyciągów z dokumentów stanowiących zasób Składnicy Akt Komendy Powiatowej Policji we Włodawie podmiotom wymienionym w punkcie 2 zgodę na udostępnienie wydaje Komendant Powiatowy Policji we Włodawie.
3) innym podmiotom oraz osobom fizycznym zgodę wydaje Lubelski Komendant Wojewódzki Policji /w przypadku akt, które zawierają informacje publiczne, o których mowa w artykule 1 i artykule 7 Ustawy z dnia 06.09.2001 roku o dostępie do informacji publicznej – udostępnienie następuje na podstawie tej ustawy/.


UDOSTĘPNIENIE AKT STANOWIĄCYCH DOKUMENTACJĘ ARCHIWALNĄ
(posiadających wartość historyczną, nie podlegających brakowaniu zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym) następuje poprzez:

1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,
2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.


Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu, które powinno zawierać następujące dane:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której maja być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
3) wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,
4) określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.

 
Do wniosku załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w punkcie 1 i 2 oraz zaświadczenie z uczelni w przypadku udostępnienia dla celów naukowo - badawczych.

Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywatel, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

Materiały archiwalne, o których mowa powyżej, zawierające dane osobowe osób trzecich, udostępniane po anonimizacji tych danych.

Składnica Akt Komendy Powiatowej Policji we Włodawie udostępniając dokumentację dla celów naukowo-badawczych informuje o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich.


Akta udostępnia się wyłącznie w siedzibie Składnicy Akt Komendy Powiatowej Policji we Włodawie przy Alei Piłsudskiego 51
 Udostępnienie materiałów zawierających informacje niejawne następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej regulują następujące akty prawne:

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 03.06.2008 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dziennik Ustaw z 2008 roku Numer 107 pozycja 679).

2. Zarządzenie 45 MSWiA z dnia 20.05.2008 roku w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych MSWiA lub przez niego nadzorowanych (Dziennik Urzędowy MSWiA z dnia 01.07.2008 roku Numer 9 pozycja 42).

3. Zarządzenie 920 KGP z dnia 11.09.2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dziennik Urzędowy KGP z dnia 25.09.2008 roku  Numer 16 pozycja 95).